¿Está empezando a reservar su establecimiento por Internet?
Ha trabajado en la visibilidad de su establecimiento en Google y en varias plataformas de referencia. Ha revisado la disposición de sus diferentes espacios y ha cambiado su decoración. Ha terminado de configurar sus nuevas herramientas de organización... El gran día ha llegado y es el momento de dar la bienvenida a su primera reserva de grupo.
¿Cómo puede hacer que esta velada sea un éxito y preparar su sala y su equipo para recibir a sus clientes? ¿Cuál es la configuración adecuada para una privatización?
Nuestro equipo le desvela sencillos consejos para que la recepción de sus reservas deje de tener secretos para usted.
La importancia de un buen montaje en un bar o restaurante
Todo propietario o gerente de un restaurante conoce la importancia de preparar un servicio o una velada con éxito. El término "mise en place" también se utiliza en inglés y abarca todas las acciones que facilitan el servicio, como comprobar las existencias, poner las mesas, llenar el servicio de limpieza, asegurarse de que el bar o el restaurante están limpios, etc.
En la cocina, la preparación significa asegurarse de que todos los ingredientes necesarios para preparar los platos del menú están al alcance del chef antes de encender la placa o el horno.
Detrás de la barra, el montaje es muy similar al de la cocina, ya que se trata de comprobar que todos los diferentes suministros y botellas están disponibles. Todos los ingredientes necesarios para preparar los cócteles deben estar al alcance de los camareros en los distintos puestos de trabajo antes de que lleguen los clientes y comience el ajetreo de la noche.
En el comedor, la puesta en escena está relacionada principalmente con la disposición de las mesas, los diferentes cubiertos y la limpieza del lugar.
Todas estas acciones son esenciales para la buena organización del bar o restaurante y para acoger sus reservas. Pero cuidado, también hay especificidades que tener en cuenta y nuevos reflejos que adoptar para completar su lista de tareas habituales para la puesta en marcha.
Adopte la "lista de tareas" para una implementación exitosa
La lista de tareas es un documento que le permitirá comprobar todos los puntos importantes antes de la llegada de sus clientes. Le permitirá recordar todas las acciones que debe realizar de antemano y estar bien organizado antes y durante el evento.
Este documento puede ser digital o en papel, si aún no tiene la posibilidad de dar a su equipo acceso a una tableta u ordenador en la sala.
Elaborar con tu equipo una lista de tareas, adaptada a la problemática de tu bar o restaurante, te permitirá evitar malentendidos y tensiones innecesarias durante la velada y tener juntos el mismo nivel de información.
Si utiliza la herramienta de gestión de reservas Joy, no dude en consultar su lista de tareas de reservas con regularidad, ya que le permitirá guiarse lo mejor posible antes de sus distintos eventos y controlar los tiempos. También puede decidir personalizar esta lista de tareas para centralizar y sincronizar todas las acciones a realizar en la misma herramienta.
Preparar su bar o restaurante para una velada con reservas de grupos
He aquí 6 ejemplos de tareas que puedes añadir a tu lista habitual de tareas de preparación para asegurarte de que estás igual de bien organizado en lo que respecta a las reservas:
- Lleve el control de las reservas del día con su herramienta de reservas online Joy.
- Llame o envíe un SMS de confirmación final a sus clientes para asegurarse de que van a venir y evitar que no se presenten.
- Comparta el calendario de reservas con sus equipos en un lugar visible para poder consultarlo en cualquier momento.
- Reúna las mesas y las sillas de manera que sólo haya configuraciones adaptadas a los diferentes grupos. Prefiero mesas grandes de más de 5 personas.
- Personalice las mesas de cada reserva con un cartel de "Reservado", la hora de llegada y el nombre de su cliente.
- Compruebe que se han preparado los pedidos previos de los clientes y espérelos en un lugar fresco o cálido, según convenga.
La creación de un bar o restaurante para su privatización
En caso de privatización, la configuración de su bar o restaurante no será la misma que la de una velada de reserva de grupo. En principio, sólo habrá ungrupo que ocupe su bar o restaurante durante la noche, por lo que no habrá que gestionar la rotación ni los diferentes flujos de entradas y salidas de clientes en las distintas mesas.
Sin embargo, no hay que dejar nada al azar. El aspecto más importante de una privatización es la preparación previa del evento. Esto se facilita con una buena comunicación con el cliente. Es importante establecer una buena sesión informativa para entender el programa del evento. Gracias a este briefing, también podrá anticiparse a las necesidades del cliente ese día.
Este enfoque le permitirá pensar en el montaje adecuado para el evento de su cliente. A continuación, podrá definir la disposición de sus mesas en la sala y poner en marcha los recursos humanos ylogísticos necesarios para el éxito de la celebración del evento, como, por ejemplo, el equipamiento suministrado y las opciones añadidas al presupuesto que se haya acordado con usted.
Algunos ejemplos de cómo preparar su sala para la privatización
Disposición en formato de cóctel
- Dejar un espacio central libre para que los clientes se muevan a su antojo
- Se pueden colocar algunas mesas atrás, por ejemplo a lo largo de las paredes, o se pueden utilizar mesas de pie para que los clientes dejen sus bebidas o alimentos.
- Reúne varias mesas para crear el buffet.
- Dependiendo del estado del evento, no dude en cubrir las mesas.
- Resaltar las bebidas y los vasos vacíos. No dude en destacar todos los productos contenidos en el cóctel de almuerzo o cena negociado con el cliente (piezas de cóctel, mignardises, etc.)
Disposición del formato de los seminarios
- Optar por una visualización del equipo (videoproyector, sistema de sonido y micrófono, pantalla, etc.)
- Organizar las mesas y las sillas según el formato que haya definido con el cliente
- El formato "Conferencia" se adaptará en caso de discursos o presentaciones
- El formato de "mesa" o taller, adecuado para reuniones profesionales o trabajos en grupo
- El formato en "U" es más adecuado para una reunión formal o una sesión de formación, ya que permite al formador moverse libremente por la sala y estar cerca de los alumnos.
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