Validar una reserva en 5 pasos clave

En este artículo, hemos enumerado todos nuestros mejores consejos para validar fácilmente una reserva en su bar o restaurante en 5 pasos clave. Desde la llegada de la solicitud hasta la validación del evento, hay pasos sencillos que le permitirán estar bien organizado en la gestión de la recepción de sus grupos.

En Joy creemos que hay varias cualidades que marcan la diferencia a los ojos de nuestros clientes y que le permitirán validar un máximo de sus solicitudes como reservas confirmadas. Aquí están:

• Sea receptivo y esté disponible para responder a las solicitudes de reserva.
• Tenga una actitud acogedora para mostrar a los clientes que está dedicado y disponible para hacerles pasar una gran velada.
• Sea transparente sobre su establecimiento y los servicios que ofrece para evitar malentendidos.
• Saber ser flexible y hacer sugerencias para guiar al cliente en su proceso de reserva.

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Paso 1: Aceptar una solicitud de reserva en un plazo de 24 horas

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Ser reactivo y validar su disponibilidad en las 24 horas siguientes a la solicitud de un cliente le permitirá "preaceptar" la solicitud para ponerse en contacto y no perder ninguna nueva reserva potencial. Le aconsejamos que gestione sus reservas a diario para ser reactivo en cualquier circunstancia y no olvidar a ningún cliente. Si valida su disponibilidad en un plazo de 24 horas, tiene muchas posibilidades de que el cliente elija su establecimiento y no se decante por el de la competencia, que habría sido más rápido.

Centralizar todas sus solicitudes de reserva en una sola herramienta le ahorrará tiempo. Con una herramienta digital que integre el formulario de reserva de Joy, que puede estar presente en su sitio web, se asegurará de no perder ninguna reserva y podrá procesarla rápidamente y crear una "lista de tareas" de seguimiento para sus reservas.

Sea proactivo y flexible. Si lamentablemente la fecha o el lugar no están disponibles para el establecimiento solicitado por el cliente, no dude en dejar siempre una puerta abierta siendo flexible y proponiendo otro lugar u otra fecha.

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Paso 2: Completar cuidadosamente las especificaciones de la reserva

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Haga unbalance de la información que deja el cliente cuando hace una solicitud de reserva, en el formulario de reserva de su sitio web o en los sitios web de los distintos proveedores de servicios. Si utilizas una herramienta como Joy, toda esta información estará centralizada en la página del evento.

Anotecualquier información que le falte para saber lo máximo posible sobre su cliente. Esto le permitirá hacer tantas preguntas como sea posible una vez que haya estado en contacto con ellos para obtener todos los detalles posibles. No olvides que el contexto de la reserva es muy importante: no ofrecerás los mismos servicios para un afterwork que para una fiesta de cumpleaños y no promocionarás tu establecimiento de la misma manera.

Construyaun pliego de condiciones personalizado para su oferta en su establecimiento. Si tiene varios espacios, o varias fórmulas de reserva posibles, esto le será muy útil para no confundirse y para saber exactamente qué preguntas hacer a los clientes cuando se ponga en contacto con ellos.

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Paso 3: Establecer un primer contacto profesional, cálido y personal

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Aprovecha tus habilidades para saludar. Utilice un tono cálido para escribir un correo electrónico de contacto profesional y atractivo. No dude en especificar cualquier información que le falte para completar su informe y proponga una llamada en persona si lo considera necesario. De esta manera, le muestras al cliente que te preocupas por su evento y por los detalles.

Por ejemplo, podría utilizar este tipo de redacción:"Hola, estaría encantado de recibirle en la fecha que ha solicitado. Para poder planificar su reserva lo mejor posible, ¿podría indicarme la ocasión para la que desea reservar? ¿Está disponible para que le llame y podamos hablar de su evento juntos? Quedo a su entera disposición.

Pregunte al cliente su nombre y apellidos y firme el mensaje con su nombre y apellidos para que la persona que llama sepa exactamente con qué miembro del equipo está hablando. De este modo, recibirán un mensaje totalmente personalizado y no un mensaje pregrabado que se envía a todos los clientes.

Pregunte al cliente cómo y cuándo prefiere que se le contacte para facilitar el contacto durante el proceso de reserva. Algunos clientes que están ocupados en el trabajo durante el día pueden preferir una llamada por la tarde para organizar su evento, mientras que otros pueden preferir un intercambio de correos electrónicos.

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Paso 4: Saber cuándo hay que hacer un seguimiento de los clientes para confirmar su solicitud de reserva

Priorice el seguimiento de los clientes y establezca plazos para mantenerse organizado. Si utilizas Joy, puedes crear una tarea para una fecha futura para que no te olvides de hacer un seguimiento de tu cliente después de haber contactado y solicitado una reserva. La tarea creada se mostrará el día que elijas en tu pestaña de "tareas pendientes". Esto le permitirá organizarse en función de sus clientes y reservas cada día.

Encuentre el momento adecuado para volver a contactar con su cliente. Si no recibe respuesta de un cliente cuyo evento se aproxima, no dude en volver a ponerse en contacto con él en el plazo de una semana desde su contacto inicial. Si faltan varios meses para el evento, puedes acordar con ellos un plazo en el que deben confirmar la reserva. De este modo, no tendrá que ponerse en contacto con ellos con demasiada frecuencia.

Llame a su cliente el día de su reserva. Este truco le permitirá asegurarse de que el cliente acudirá a su establecimiento y anticiparse al retraso o evitar un "no-show". no se presenta. Puede simplemente enviarles un mensaje amistoso para decirles que está deseando recibir a su grupo y que les espera a la hora de su reserva" o "que queda a su disposición en caso de preguntas de última hora", ¡o por qué no enviarles la dirección de su establecimiento!

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Paso 5: Asegurar un evento con el depósito en línea

El uso del depósito en línea le permite evitar no se presenta. Para combatir las ausencias, muchos propietarios y gerentes de restaurantes utilizan una huella bancaria o un depósito en línea para validar las reservas. De este modo, el cliente tiene más poder y sólo deposita una fianza si está realmente seguro de ir a su local. Esto crea un compromiso mutuo y seguridad para ambas partes.

Sea transparente en cuanto a las condiciones de validación de los eventos y el depósito en su sede. Si es absolutamente necesario un depósito en línea para bloquear el evento, no dude en informar a sus clientes en el primer contacto.

Establezcaun depósito 100% en línea. El sistema de ingreso por cheque o en efectivo en su establecimiento puede ahuyentar a los clientes, que preferirían utilizar un sistema de pago online seguro y rápido. Recuerde que muchas personas no utilizan o han dejado de utilizar los cheques y que a veces resulta demasiado molesto, y por tanto desalentador, tener que acudir a sus instalaciones. 

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